Prozessautomatisierung genau dort, wo heute jemand von Hand überträgt
Prozessautomatisierung beginnt bei uns nicht mit einem neuen Programm, sondern mit dem einen Handgriff, den heute ein Mensch zwischen zwei laufenden Systemen macht: eine Nummer übertragen, einen Status nachhalten, eine Datei weiterreichen. Workflow-Automatisierung heißt hier Auslöser, Regel und Warteschlange – und die trägt auch, wenn eine Gegenstelle kurz schweigt.
Vertragspartner ist eine deutsche Gesellschaft, gearbeitet wird nach deutschem Recht, mit AVV und Verarbeitung in Deutschland und der EU. Ihre Programme bleiben führend, geschrieben wird der Weg dazwischen. Bietet ein Anbieter keine brauchbare Schnittstelle, sagen wir das vor dem Angebot – manchmal ist die ehrlichere Antwort, den Schritt zu streichen statt ihn zu automatisieren. Im eigenen Betrieb führen wir 179 katalogisierte Aktionen und 63 dokumentierte Prozeduren.
Für wen
- Eine Bestellung aus dem Shop wird im ERP von Hand angelegt – Schnittstellen haben beide Systeme, nur den Ablauf dazwischen hat nie jemand geschrieben.
- Ein Kollege hat ein Skript gebaut, das nachts läuft: auf seinem Rechner, ohne Protokoll, verstanden hat es außer ihm niemand.
- Der Webhook des Zahlungs- oder Versandanbieters schlägt gelegentlich fehl; auffallen tut das erst, wenn ein Kunde nachfragt.
- Die eigene Entwicklung könnte all das, ist aber auf Quartale hinaus mit dem Produkt ausgelastet.
Was Sie bekommen
Prozessautomatisierung an Ereignissen statt an Uhrzeiten
Der Ablauf startet, wenn etwas geschieht – neuer Auftrag, bezahlter Beleg, geänderter Status –, per Webhook oder Ereignisstrom statt per Export um drei Uhr nachts. Liefert ein System keine Ereignisse, fragen wir es kurz getaktet ab und merken uns den letzten Stand.
Warteschlange, Wiederholung, Reihenfolge
Jeder Schritt läuft als eigener Auftrag in einer Warteschlange. Antwortet eine Gegenstelle nicht, wird mit wachsendem Abstand erneut versucht; was endgültig scheitert, steht in einer Fehlerliste statt in einem Postfach. Eine Wiederholung erzeugt keine zweite Buchung.
Ein Zustand, den niemand mehr nachträgt
Wir legen fest, welches System für welchen Zustand zuständig ist; die übrigen folgen ihm. Bei ausgehenden Kontakten stieg die Zuordnung zum Absender so von 0,02 auf 76 bis 100 Prozent je Mandant – vorher konnte niemand belegen, wer geantwortet hatte.
Protokoll statt grüner Anzeige
Ein Puls über 22 Datenquellen meldet Stillstand selbst: drei Quellen standen sofort als veraltet auf dem Bildschirm, ein Versandkanal schwieg 89 Stunden. Ein Puls allein genügt aber nicht – in einem Fall meldete er 475 bis 480 erfolgreiche Läufe pro Tag, während das Gateway jede Nachricht mit 503 abwies. Seitdem geht jede Nachricht zuerst ins Eingangsjournal.
Ausnahmen zum Menschen, der Rest ohne Rückfrage
Zu jeder Regel steht vorher fest, was der Ablauf allein entscheidet und was an einen Menschen geht – mit Vorgang, Grund und dem Knopf, der ihn weiterlaufen lässt.
So läuft ein Auftrag
Den Handgriff nachzeichnen
Wir setzen uns neben den Menschen, der den Schritt heute macht: Was löst ihn aus, welche Felder wandern mit, wie oft am Tag, was passiert im Sonderfall. Ergebnis ist eine Skizze aus Auslöser, Regeln und beteiligten Systemen.
Angebot mit Auslösern und Abnahmekriterien
Im Angebot stehen Auslöser, Regeln, Verhalten im Störfall und die Abnahmekriterien: welche Vorgänge vollständig durchlaufen müssen, was in der Fehlerliste stehen darf, wer benachrichtigt wird. Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen stehen im selben Dokument.
Prozessautomatisierung erst mitschreiben lassen
Zuerst läuft der Ablauf mit, ohne in Ihre Systeme zu schreiben: Er protokolliert, wie er entschieden hätte, und Sie halten das gegen das, was Ihre Leute getan haben. Erst wenn die Abweichungen erklärt sind, bekommt er Schreibrechte.
Übergabe mit Schalter und Notfallplan
Zur Abnahme gehören Dokumentation, Zugänge und eine Einweisung, dazu ein Schalter, mit dem Ihr Team den Ablauf anhält, und eine Anleitung, was dann von Hand zu tun ist.
Abnahme statt Versprechen
Abgenommen wird gegen Kriterien, die vor dem Bau im Angebot stehen: welche Vorgänge ohne Zutun durchlaufen, wie sich der Ablauf im Störfall verhält, was im Protokoll nachweisbar sein muss. Zugänge, Quellcode und Regelbeschreibung stehen Ihnen vom ersten Tag an offen.
Für einen abgegrenzten Ablauf passt der Werkvertrag: fester Preis je Etappe, Abnahme gegen die Leistungsbeschreibung, danach Gewährleistung auf Mängel. Kommen laufend neue Abläufe dazu, trägt ein Rahmenvertrag mit Einzelaufträgen nach Tagessatz die Weiterarbeit. Umfang und Abnahme bestimmen Sie, die Arbeit verantwortet unsere Projektleitung.
Begriffe zum Thema
API-Schnittstelle: wie Systeme Daten automatisch austauschen
Eine API-Schnittstelle lässt zwei Programme Daten austauschen, ohne Export und Nachtrag von Hand. Muster, Bausteine und die Fehlerquellen, an denen Anbindungen scheitern.
Festpreis oder Tagessatz: welches Abrechnungsmodell wann trägt
Das Abrechnungsmodell verteilt das Schätzrisiko. Fester Preis, Aufwand nach Tagessatz, Etappen und Budgetdeckel im Vergleich – mit den Voraussetzungen, die jedes Modell braucht.
Technische Schulden: was sie kosten und wie man sie abbaut
Abkürzungen im Code sparen heute Zeit und verteuern morgen jede Änderung. Wie man den Bestand sichtbar macht, priorisiert und im laufenden Betrieb Stück für Stück abträgt.
Werkvertrag: Ergebnis, Abnahme und Vergütung im Softwareprojekt
Geschuldet ist ein Ergebnis, nicht der Einsatz von Zeit. Werkverträge stehen in den §§ 631 ff. BGB und leben von einer Leistungsbeschreibung, die prüfbare Abnahmekriterien enthält.
Offene Punkte, vorab geklärt
Was kostet eine Prozessautomatisierung?
Das hängt an der Zahl der beteiligten Systeme, daran, ob sie brauchbare Schnittstellen haben, und am Zustand der Daten, die dabei wandern. Nach dem ersten Blick in den Ablauf bekommen Sie ein Angebot mit festem Preis je Etappe und Abnahmekriterien. Üblicher Einstieg ist ein einzelner Handgriff, nicht das ganze Haus.
Brauchen wir dafür eine RPA-Software?
Selten. RPA-Werkzeuge bedienen Oberflächen wie ein Mensch und verlieren den Faden, sobald ein Anbieter etwas verschiebt. Gibt es eine Schnittstelle, einen Ereignisstrom oder einen Datenbankzugang, arbeiten wir dort. Nachgeklickt wird nur, wo ein System keinen anderen Weg lässt.
Unser Entwickler hat dafür ein Skript geschrieben – reicht das nicht?
Solange es läuft, ja. Der Unterschied zeigt sich am Tag der Störung: Ein Ablauf mit Warteschlange versucht den gescheiterten Schritt erneut, meldet sich, wenn er endgültig aufgibt, und ist für jeden im Team lesbar. Ein Skript ohne Protokoll auf einem einzelnen Rechner schweigt und wartet auf seinen Autor.
Was passiert, wenn ein System kurz nicht erreichbar ist?
Der Auftrag bleibt in der Warteschlange und wird mit wachsendem Abstand erneut versucht. Bleibt die Gegenstelle stumm, wandert er in die Fehlerliste, und Ihr Team wird benachrichtigt – mit Vorgang, Zeitpunkt und Antwort der Gegenstelle. Nichts geht verloren, und nichts wird doppelt gebucht.
Sagen Sie uns, was am Ende da sein soll
Sie schildern die Aufgabe, wir sagen offen, ob sie zu uns passt. Passt sie nicht, nennen wir Ihnen den Grund.